Jeder Unternehmer kennt das Problem: Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Bilanzen, Personalakten und Steuerunterlagen betragen bis zu 10 Jahre. Das Resultat? Die teure Bürofläche platzt aus allen Nähten und wird zum teuersten Papierspeicher der Stadt. Doch Vorsicht: Sensible Akten einfach in eine feuchte Garage oder einen ungesicherten Keller zu verfrachten, ist nicht nur schlecht für das Papier – es ist ein massiver Verstoß gegen die DSGVO. So machst du es als Unternehmer richtig.
Laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) musst du sicherstellen, dass personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. In einem Firmenkeller, wo auch der Hausmeister, der Paketbote oder Mitarbeiter aus anderen Abteilungen ein und aus gehen, ist das kaum gewährleistet. Bei Bodensee Storage erhältst du eine blickdichte Lagerbox mit individuellem Zugang und eigenem Schloss. Du bestimmst und protokollierst exakt, welcher deiner Mitarbeiter den Schlüssel erhält.
Papier ist extrem empfindlich. In Standard-Kellern drohen oft Schimmel, Stockflecken oder sogar Wasserschäden durch alte Rohre. Auch Mäuse lieben Papier als Nistmaterial. Wenn das Finanzamt nach sechs Jahren bei einer Betriebsprüfung ein Dokument anfordert und dieses unleserlich oder angeknabbert ist, bist du als Unternehmer voll in der Haftung. Unsere Lagerräume sind trocken, sauber und klimatisch stabil – die perfekten Bedingungen, um Papier langfristig unbeschadet zu archivieren.
Ein weiterer Vorteil eines externen Archivs: Du kannst es perfekt strukturieren. Stelle einfach ein paar stabile Schwerlastregale in deine Box. Wenn der Wirtschaftsprüfer anklopft, hast du die gesuchten Ordner in Minuten griffbereit, anstatt stundenlang in einem chaotischen Kellerraum suchen zu müssen.
Ein offenes Gitterabteil im Keller, durch das jeder die Aufschriften deiner Leitz-Ordner („Kündigungen 2022“, „Gehaltslisten“) lesen kann? Ein absolutes No-Go. Die Self-Storage-Einheiten bei uns verfügen über komplett blickdichte Wände und Türen. Was in deinem Archiv passiert, bleibt absolut vertraulich.
Nutze teure Büroflächen für deine wertvollen Mitarbeiter, nicht für totes Papier! Mit einem externen, DSGVO-konformen Archiv bei uns senkst du deine Fixkosten und bist rechtlich immer auf der sicheren Seite.
